הודעות WhatsApp

תוסף הודעות ה-WhatsApp מאפשר לכם לשלוח עדכונים אוטומטיים בכל שלב במשלוח, בערוץ שבו הלקוחות באמת קוראים ומגיבים. במדריך הבא נסביר איך מחברים את התוסף, איך מגדירים תבניות, ואיך מנהלים שיחות עם הלקוחות, כולל שיוך שיחות לנציגים והערות פנימיות לצוות, הכל בצורה פשוטה מתוך המערכת.

התחברות ל-WhatsApp

שליחת הודעות ב-WhatsApp היא תוסף בתשלום, נפרד ממנוי ה-SMS. הכפתור WhatsApp מופיע בתפריט הצד בכל חשבון. כל עוד התוסף לא הופעל, העמוד מסביר מה התוסף כולל, ומהכפתור פנו לתמיכה כדי להתחיל תוכלו לשלוח לנו בקשה להפעלה.

לחיבור תצטרכו חשבון Facebook Business Manager עם הרשאות ניהול, כדי לחבר אליו את מספר הוואטסאפ העסקי שלכם. לאחר ההפעלה, הכפתור WhatsApp בתפריט הצד פותח את עמוד צ’אט WhatsApp, ומהכפתור הגדרות ותבניות שבו ממשיכים להגדיר תבניות כמו שמוסבר בהמשך.

תבניות

ההודעות נשלחות מתוך תבניות שאושרו מראש על ידי Meta.

כל תבנית משויכת ל”טריגר”, שלב בתהליך המשלוח שבו ההודעה תישלח אוטומטית.
לדוגמה: יצירת משלוח, תכנון מסלול, יציאה לדרך, סיום משלוח

כששולחים הודעה ידנית ממשלוח, רשימת התבניות מחולקת לשתי קבוצות: תבניות לפי טריגר ותבניות מותאמות אישית. מוצגות בה רק תבניות WhatsApp פעילות.

שליחת הודעות למסלול

שליחת הודעות לתחנות במסלול מתבצעת מתוך עמוד סידור מסלול (למדריך סידור מסלול).
על מנת לשלוח הודעות למסלול, תחילה יש לנסח את תבנית ההודעה ולהפעיל אותה.
התבנית קבועה ותשמש אותנו לכל המסלול.

שליחת הודעה כללית לכל התחנות במסלול

ניתן לנסח הודעה כללית ודרך סידור מסלול לשלוח אותה לכל התחנות במסלול.
לדוגמה- אם המשלוחים מתעכבים

שליחת חלונות זמן ההגעה המשוער לכל התחנות במסלול

לצורך חישוב חלון זמן ההגעה יש להגדיר את טווח הזמנים לחלון ולוודא שהמסלול הרצוי סודר בהצלחה (כאשר לכל התחנות יש ערכים בשדה “זמן הגעה משוער”).

לדוגמה- אם המערכת חישבה ששעת ההגעה המשוערת לתחנה היא 12:00, ואנחנו רוצים שהלקוח יקבל הודעה שהמשלוח יגיע בין 11:00 ל-14:00, נגדיר את זמן ההקדמה המקסימלי ל-1:00 (שעה) וזמן האיחור המקסימלי ל-2:00 (שעתיים).
חלון הזמנים יתווסף אוטומטית בגוף ההודעה.

שליחת הודעות אוטומטיות לתחנות הבאות בתור לפי התקדמות המסלול

ההודעות יישלחו ל-X התחנות הבאות בתור לפי המס’ שתגדירו בתבנית.
לדוגמה- אם נבחר 1 אז ברגע שהמשלוח הראשון יבוצע, השני במסלול יקבל הודעה שהשליח בדרך אליו (לרוב זאת ההודעה הפופולרית ביותר). אם נבחר 2 אז ברגע שהראשון יבוצע השלישי יקבל את ההודעה וכו׳.

שימו לב: אין טריגר שמפעיל את שליחת ההודעה לתחנה הראשונה במסלול, לכן נדרש לשלוח את ההודעה ידנית מתוך מסך סידור מסלול כדי להפעיל את האוטומציה.

צ’אט

ניהול השיחות מתבצע בעמוד צ’אט WhatsApp, שבו מרוכזות כל ההתכתבויות עם הלקוחות.

• כל שיחה נפתחת מתוך תבנית שאושרה מראש, לא ניתן לפתוח שיחה חופשית
• לאחר שהלקוח מגיב, ניתן להמשיך בהתכתבות חופשית למשך 24 שעות

רשימת השיחות

בראש הרשימה נמצאים המסננים הכל, לא נקראו, שלי (שיחות שמשויכות אליכם) ולא משויכות. בכל שורה מופיעים שם הלקוח, ההודעה האחרונה והנציג שהשיחה משויכת אליו. הכפתור סמן את כל ההודעות כנקראות מנקה את כל ההודעות שלא נקראו.

חלון 24 השעות

בראש השיחה מוצג כמה זמן נשאר להתכתבות חופשית, לדוגמה “חלון 24 שעות: נותרו 5 שעות”. אחרי 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח יופיע חלון 24 השעות נסגר, ובמקום שדה ההודעה יופיע הכפתור שלח תבנית: מעכשיו ניתן לשלוח רק תבניות שאושרו, עד שהלקוח יגיב שוב.

שיוך שיחות לנציגים

כל שיחה יכולה להיות משויכת לנציג אחד מהצוות, כדי שיהיה ברור מי מטפל בה.

• בראש השיחה לחצו על בורר הנציג ובחרו שייך אליי, או חפשו נציג אחר ובחרו בו. אותן אפשרויות נמצאות גם בתפריט אפשרויות שיחה שבשורת השיחה ברשימה.
• להסרת השיוך בחרו הסר שיוך.
• כשנציג עונה ראשון לשיחה שלא משויכת לאף אחד, השיחה משויכת אליו אוטומטית.
• כל שינוי בשיוך נרשם בתוך השיחה, כך שרואים מי העביר את השיחה, למי ומתי.

הערות פנימיות

בתחתית השיחה תוכלו לעבור מהודעה ללקוח להערה פנימית, לכתוב הערה לצוות וללחוץ שמור הערה. ההערה מופיעה בתוך השיחה בצבע צהוב עם שם הכותב. רק הצוות רואה אותה, והלקוח לא יקבל אותה.

סימון שיחה כלא נקראה

רוצים לחזור לשיחה מאוחר יותר? בחרו סמן כלא נקראה מתפריט אפשרויות שיחה בשורת השיחה, או מהכפתור שבראש השיחה הפתוחה. השיחה תסומן בנקודה ירוקה ותופיע תחת המסנן לא נקראו. פתיחת השיחה, או סמן כנקראה מאותו תפריט, מבטלים את הסימון.

הודעות שנשלחו ממשלוח

הודעה שנשלחה עבור משלוח מציגה בתוך השיחה את מספר המשלוח והסטטוס שלו. לחיצה עליהם פותחת את פרטי המשלוח בחלון צד, בלי לצאת מהצ’אט.

שימוש בצ’אט מהטלפון

בטלפון רשימת השיחות ממלאת את המסך, ושיחה נפתחת במסך מלא, בדומה לאפליקציית WhatsApp. לחזרה לרשימה לחצו על החץ שבראש השיחה או על כפתור החזרה של הטלפון. שיוך השיחה וסימון כלא נקראה נמצאים בראש השיחה.

משתנים דינמיים

• בעזרת המשתנים הדינמיים נוכל לשלוח לכל לקוח הודעה מותאמת אישית עם השם והכתובת שלו, טלפון של השליח, קישורים (למדריך שליחת קישורי מעקב ואימות) ועוד סוגים רבים.
• יש להעתיק את המשתנים הדינמיים בדיוק כמו שהם לגוף ההודעה הרצויה.

לדוגמא- ״שלום customer_name המשלוח בדרך אלייך״, ההודעה שתישלח היא ״שלום דני ישראלי, המשלוח בדרך אלייך״ וככה לגבי כל המשתנים.