Μηνύματα WhatsApp

Το πρόσθετο μηνυμάτων WhatsApp σας επιτρέπει να στέλνετε αυτόματες ενημερώσεις σε κάθε στάδιο μιας αποστολής, στο κανάλι που οι πελάτες πραγματικά διαβάζουν και στο οποίο απαντούν. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς συνδέετε το πρόσθετο, πώς ρυθμίζετε τα πρότυπα και πώς διαχειρίζεστε τις συνομιλίες με τους πελάτες, μαζί με την ανάθεσή τους σε μέλη της ομάδας και τις εσωτερικές σημειώσεις για την ομάδα σας, όλα μέσα από το σύστημα.

Σύνδεση του WhatsApp

Η αποστολή μηνυμάτων WhatsApp είναι ένα επί πληρωμή πρόσθετο, ξεχωριστό από τη συνδρομή SMS. Το κουμπί WhatsApp εμφανίζεται στο πλαϊνό μενού κάθε λογαριασμού. Όσο το πρόσθετο δεν είναι ενεργό, η σελίδα του εξηγεί τι περιλαμβάνει, και το κουμπί Επικοινωνήστε με την υποστήριξη για να ξεκινήσετε μας στέλνει αίτημα για να το ενεργοποιήσουμε.

Θα χρειαστείτε λογαριασμό Facebook Business Manager με δικαιώματα διαχειριστή, για να συνδέσετε σε αυτόν τον αριθμό WhatsApp της επιχείρησής σας. Μόλις ενεργοποιηθεί, το κουμπί WhatsApp στο πλαϊνό μενού ανοίγει τη σελίδα Συνομιλία WhatsApp, και από το κουμπί της Ρυθμίσεις και πρότυπα συνεχίζετε με τη ρύθμιση των προτύπων, όπως περιγράφεται παρακάτω.

Πρότυπα

Τα μηνύματα στέλνονται από πρότυπα που έχουν εγκριθεί εκ των προτέρων από τη Meta.

Κάθε πρότυπο συνδέεται με ένα «συμβάν»: ένα στάδιο της διαδικασίας παράδοσης κατά το οποίο το μήνυμα στέλνεται αυτόματα. Για παράδειγμα: δημιουργία αποστολής, προγραμματισμός δρομολογίου, αναχώρηση για παράδοση, ολοκλήρωση αποστολής.

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα χειροκίνητα από μια αποστολή, η λίστα προτύπων χωρίζεται σε δύο ομάδες: Πρότυπα ανά συμβάν και Προσαρμοσμένα πρότυπα. Εμφανίζονται μόνο τα ενεργά πρότυπα WhatsApp.

Αποστολή μηνυμάτων σε δρομολόγιο

Η αποστολή μηνυμάτων στις στάσεις ενός δρομολογίου γίνεται από τη σελίδα προγραμματισμού δρομολογίων (οδηγός προγραμματισμού δρομολογίων). Για να στείλετε μηνύματα σε ένα δρομολόγιο, γράψτε πρώτα το πρότυπο του μηνύματος και ενεργοποιήστε το. Το πρότυπο είναι σταθερό και χρησιμοποιείται για ολόκληρο το δρομολόγιο.

Αποστολή γενικού μηνύματος σε όλες τις στάσεις του δρομολογίου

Μπορείτε να γράψετε ένα γενικό μήνυμα και να το στείλετε σε όλες τις στάσεις του δρομολογίου από τον προγραμματισμό δρομολογίων. Για παράδειγμα, αν οι αποστολές καθυστερούν.

Αποστολή του εκτιμώμενου χρονικού παραθύρου άφιξης σε όλες τις στάσεις του δρομολογίου

Για να υπολογιστεί το χρονικό παράθυρο άφιξης, ορίστε το εύρος του παραθύρου και βεβαιωθείτε ότι ο προγραμματισμός του δρομολογίου έγινε με επιτυχία (με τιμή «Εκτιμώμενη άφιξη» σε κάθε στάση).

Για παράδειγμα, αν το σύστημα υπολόγισε τις 12:00 ως εκτιμώμενη ώρα άφιξης σε μια στάση και θέλετε ο πελάτης να λάβει μήνυμα ότι η αποστολή θα φτάσει μεταξύ 11:00 και 14:00, ορίστε τον μέγιστο χρόνο νωρίτερης άφιξης στο 1:00 (μία ώρα) και τον μέγιστο χρόνο καθυστέρησης στο 2:00 (δύο ώρες). Το χρονικό παράθυρο προστίθεται αυτόματα στο μήνυμα.

Αυτόματα μηνύματα στις επόμενες στάσεις καθώς προχωρά το δρομολόγιο

Τα μηνύματα στέλνονται στις επόμενες X στάσεις στη σειρά, ανάλογα με τον αριθμό που ορίζετε στο πρότυπο. Για παράδειγμα, αν επιλέξετε 1, μόλις ολοκληρωθεί η πρώτη αποστολή, η δεύτερη στάση του δρομολογίου λαμβάνει μήνυμα ότι ο διανομέας είναι καθ’ οδόν (συνήθως το πιο δημοφιλές μήνυμα). Αν επιλέξετε 2, μόλις ολοκληρωθεί η πρώτη, το μήνυμα το λαμβάνει η τρίτη στάση, και ούτω καθεξής.

Σημείωση: Δεν υπάρχει συμβάν που στέλνει το μήνυμα στην πρώτη στάση του δρομολογίου, οπότε αυτό το μήνυμα πρέπει να το στείλετε χειροκίνητα από την οθόνη προγραμματισμού δρομολογίων για να ξεκινήσει ο αυτοματισμός.

Συνομιλία

Οι συνομιλίες διαχειρίζονται στη σελίδα Συνομιλία WhatsApp, που συγκεντρώνει όλη την αλληλογραφία με τους πελάτες.

• Κάθε συνομιλία ξεκινά από ένα εγκεκριμένο πρότυπο: δεν μπορείτε να ξεκινήσετε ελεύθερη συνομιλία.
• Μόλις απαντήσει ο πελάτης, μπορείτε να συνεχίσετε τη συνομιλία ελεύθερα για 24 ώρες.

Η λίστα συνομιλιών

Στο πάνω μέρος της λίστας υπάρχουν τα φίλτρα Όλες, Μη αναγνωσμένες, Δικές μου (συνομιλίες που έχουν ανατεθεί σε εσάς) και Χωρίς ανάθεση. Κάθε γραμμή δείχνει το όνομα του πελάτη, το τελευταίο μήνυμα και το μέλος της ομάδας στο οποίο έχει ανατεθεί η συνομιλία. Το κουμπί Σήμανση όλων ως αναγνωσμένα καθαρίζει όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα.

Το παράθυρο 24 ωρών

Στο πάνω μέρος της συνομιλίας φαίνεται για πόσο ακόμη επιτρέπονται ελεύθερες απαντήσεις, για παράδειγμα «Παράθυρο 24 ωρών: απομένουν 5:00». 24 ώρες μετά το τελευταίο μήνυμα του πελάτη εμφανίζεται Το παράθυρο 24 ωρών έκλεισε, και το πεδίο μηνύματος αντικαθίσταται από το κουμπί Αποστολή προτύπου: από εκεί και πέρα μπορείτε να στέλνετε μόνο εγκεκριμένα πρότυπα, μέχρι να απαντήσει ξανά ο πελάτης.

Ανάθεση συνομιλιών σε μέλη της ομάδας

Κάθε συνομιλία μπορεί να ανατεθεί σε ένα μέλος της ομάδας σας, ώστε να είναι σαφές ποιος τη χειρίζεται.

• Στο πάνω μέρος της συνομιλίας, ανοίξτε την επιλογή υπευθύνου και επιλέξτε Ανάθεση σε εμένα, ή αναζητήστε άλλο μέλος της ομάδας και επιλέξτε το. Οι ίδιες επιλογές υπάρχουν στο μενού Επιλογές συνομιλίας στη γραμμή της συνομιλίας στη λίστα.
• Για να αφαιρέσετε την ανάθεση, επιλέξτε Κατάργηση ανάθεσης.
• Όταν ένα μέλος της ομάδας απαντά πρώτο σε μια συνομιλία χωρίς ανάθεση, η συνομιλία ανατίθεται αυτόματα σε αυτό.
• Κάθε αλλαγή καταγράφεται στη συνομιλία, ώστε να βλέπετε ποιος τη μετέφερε, σε ποιον και πότε.

Εσωτερικές σημειώσεις

Στο κάτω μέρος της συνομιλίας, αλλάξτε από Απάντηση σε Σημείωση, γράψτε μια σημείωση για την ομάδα σας και κάντε κλικ στο Αποθήκευση σημείωσης. Η σημείωση εμφανίζεται στη συνομιλία με κίτρινο χρώμα, μαζί με το όνομα του συντάκτη της. Τη βλέπει μόνο η ομάδα σας· ο πελάτης δεν τη λαμβάνει.

Σήμανση συνομιλίας ως μη αναγνωσμένης

Θέλετε να επιστρέψετε σε μια συνομιλία αργότερα; Επιλέξτε Σήμανση ως μη αναγνωσμένο από το μενού Επιλογές συνομιλίας στη γραμμή της, ή από το κουμπί στο πάνω μέρος της ανοιχτής συνομιλίας. Η συνομιλία παίρνει μια πράσινη κουκκίδα και εμφανίζεται στο φίλτρο Μη αναγνωσμένες. Αν την ανοίξετε ή επιλέξετε Σήμανση ως αναγνωσμένο από το ίδιο μενού, η σήμανση αφαιρείται.

Μηνύματα που στάλθηκαν από αποστολή

Ένα μήνυμα που στάλθηκε για μια αποστολή δείχνει στη συνομιλία τον αριθμό και την κατάσταση της αποστολής. Κάντε κλικ σε αυτά για να ανοίξουν τα στοιχεία της αποστολής σε πλαϊνό πάνελ, χωρίς να φύγετε από τη συνομιλία.

Χρήση της συνομιλίας από κινητό

Στο κινητό, η λίστα συνομιλιών γεμίζει την οθόνη και κάθε συνομιλία ανοίγει σε πλήρη οθόνη, όπως στην εφαρμογή WhatsApp. Για να επιστρέψετε στη λίστα, πατήστε το βέλος στο πάνω μέρος της συνομιλίας ή το κουμπί επιστροφής του κινητού. Η ανάθεση της συνομιλίας και η σήμανση ως μη αναγνωσμένης βρίσκονται στο πάνω μέρος της συνομιλίας.

Δυναμικές μεταβλητές

• Οι δυναμικές μεταβλητές σας επιτρέπουν να στέλνετε σε κάθε πελάτη ένα εξατομικευμένο μήνυμα με το όνομα και τη διεύθυνσή του, το τηλέφωνο του διανομέα, συνδέσμους (οδηγός συνδέσμων παρακολούθησης και επιβεβαίωσης) και πολλά άλλα είδη στοιχείων.
• Αντιγράψτε τις δυναμικές μεταβλητές ακριβώς όπως είναι στο κείμενο του μηνύματος.

Για παράδειγμα, «Γεια σας customer_name, η αποστολή σας είναι καθ’ οδόν»: το μήνυμα που στέλνεται είναι «Γεια σας Dani Israeli, η αποστολή σας είναι καθ’ οδόν», και αντίστοιχα για κάθε μεταβλητή.