יבוא משלוחים מאקסל

בעמוד “יבוא משלוחים” אפשר ליצור הרבה משלוחים בבת אחת מקובץ. יש שתי דרכים לייבא:

• יבוא גמיש: מעלים קובץ אקסל או CSV כמו שהוא, בכל מבנה. המערכת מציעה לבד איזו עמודה שייכת לאיזה שדה ומציגה תצוגה מקדימה לפני שהמשלוחים נוצרים. זו הדרך הקלה ביותר לרוב הקבצים, למשל קובץ שמגיע מהחנות או מלקוח.
• יבוא עם התבנית: מורידים את התבנית של LionWheel, מעתיקים אליה את המשלוחים ומעלים.

בשתי הדרכים המשלוחים נוצרים באותו אופן, וכל יבוא מופיע ב”היסטורית יבוא”.

יבוא גמיש

בעמוד יבוא משלוחים, לחצו על נסו עכשיו בפס יבוא אקסל גמיש שבראש העמוד. היבוא נעשה בשלושה שלבים: העלאת קובץ, מיפוי עמודות ובדיקה ויבוא. כדי לחזור ליבוא עם התבנית, לחצו על יבוא רגיל.

שימו לב: היבוא הגמיש מסומן כרגע ב”בטא”.

שלב 1: העלאת קובץ

גררו את הקובץ לחלון ההעלאה, או לחצו עליו כדי לבחור קובץ. אפשר להעלות קובץ אקסל (xlsx או xls) או קובץ CSV, עם העמודות בכל סדר. לחצו על הבא.

שלב 2: מיפוי עמודות

LionWheel קוראת את הקובץ ומציעה לכל עמודה בקובץ שדה משלוח במיפוי לשדה. ליד כל הצעה מופיע איך היא נמצאה: התאמה לפי כותרת, כותרת דומה או זוהה מתוך התוכן.

1. בדקו בשורת כותרת שהמספר הוא השורה שבה מופיעות כותרות העמודות בקובץ, ותקנו אם צריך.
2. עברו על ההצעות ושנו את השדה איפה שצריך. עמודה שלא צריך לייבא, השאירו על לא לייבא. ברשימת השדות מופיעים גם השדות המותאמים אישית של החשבון, אם יש.
3. בתצוגה מקדימה מופיעות השורות הראשונות כפי שהן ייובאו. בדקו שהנתונים נכנסו לשדות הנכונים.
4. בהגדרות לכלל הייבוא בחרו את מה שחל על כל המשלוחים בקובץ: תאריך משלוח וסטטוס, ולפי הגדרות החשבון גם שיוך לקוח, שיוך נהג, דחיפות, סוג רכב והלוך חזור.
5. לחצו על המשך לבדיקה.

כדי להתחיל מחדש, לחצו על אפס להצעות (חזרה להצעות של המערכת) או על נקה הכל. בקובץ עם הרבה עמודות, אפשר למצוא עמודה בשדה סינון עמודות לפי שם.

המיפוי נשמר: אחרי שהמשלוחים נוצרים, LionWheel שומרת את המיפוי. בפעם הבאה שתייבאו קובץ עם אותן כותרות, גם אם סדר העמודות השתנה, המיפוי ימולא מראש ותופיע ההודעה “מילאנו מראש את המיפוי מהיבוא הקודם של מבנה קובץ זה”.

שלב 3: בדיקה ויבוא

בראש המסך מופיעים סך שורות, תקינות ועם שגיאות. אם בחשבון הוגדרו שדות חובה, הם מופיעים מתחת. בטבלה, שדה עם שגיאה מסומן.

• תקנו ערך ישירות בטבלה, והשורה תיבדק מחדש.
• מחיקה מוחקת שורה שלא צריך לייבא.
• הצג שגיאות בלבד מציג רק את השורות שצריך לתקן.

כשהכול מוכן, לחצו על יצירת משלוחים. אם לחלק מהשורות עדיין יש שגיאות, ייפתח חלון עם שתי אפשרויות: צור רק תקינים, או לא ליצור כדי לחזור ולתקן. כל עוד יש שורות עם שגיאות, אי אפשר ליצור את כולן.

המשלוחים נוצרים ברקע, ובסיום תחזרו לעמוד היבוא עם הודעה על מספר המשלוחים שבתהליך יבוא.

יבוא עם התבנית

1. בכרטיס “יבוא מאקסל”, לחצו על “הורד תבנית אקסל” ומלאו בה את פרטי המשלוחים.
2. גררו את הקובץ לחלון ההעלאה, או לחצו עליו כדי לבחור קובץ.
3. קבעו את הלקוח, הסטטוס, התאריך והדחיפות לכל המשלוחים שבקובץ (אפשר גם לקבוע נהג).
4. לחצו על “יבוא”. ייפתח מסך תצוגה מקדימה לבדיקה סופית.

דגשים להכנת הקובץ

• עבדו רק עם התבנית שהורדתם מהמערכת.
• אל תשנו ואל תמחקו עמודות בתבנית. אם אין נתונים לעמודה, השאירו אותה ריקה. יש לכם קובץ במבנה אחר? השתמשו ביבוא הגמיש.
• מומלץ להזין כתובות בעברית בלבד, לזיהוי המדויק ביותר.
• אין לכם אקסל במחשב? השתמשו ב-Google Sheets: הוא חינמי, ואפשר לשמור בו את הקובץ כאקסל בסיום.

מסך תצוגה מקדימה

במסך התצוגה המקדימה תראו את טבלת המשלוחים ואת השגיאות בקובץ, עם מספר השורה של כל שגיאה. אפשר לתקן ערך בלחיצה עליו. בלחיצה על “הצג רק לא חוקי” או “הצג הכול” עוברים בין השורות עם השגיאות לבין כל השורות.
שימו לב: שדה עיר הוא שדה חובה. אי אפשר לייבא את הקובץ כל עוד חסרה עיר באחת השורות.

משלוחים עם אותו מזהה הזמנה

מזהה הזמנה הוא שדה ייחודי לכל הזמנה, ואפשר להשאיר אותו ריק. כברירת מחדל, LionWheel לא מייבאת משלוח שמזהה ההזמנה שלו כבר קיים במערכת. אם מילאתם מזהי הזמנה, ודאו שהם ייחודיים, או הפעילו את “אפשר ייבוא משימות עם אותו מזהה הזמנה” בהגדרות => כללי => מתקדם.

היסטוריית יבוא

• ב”היסטורית יבוא” מופיע כל יבוא, גמיש או עם התבנית: שם המשתמש שייבא את הקובץ, זמן היבוא, כמות המשלוחים שנוצרו בהצלחה וכמות המשלוחים שמזהה ההזמנה שלהם כבר היה קיים במערכת. בכרטיס “יבואים אחרונים”, העמודה “מקור” מציינת “גמיש” או “רגיל”.
• בלחיצה על “סיכום” תעברו לפירוט המשלוחים שנוצרו מהקובץ. משם אפשר לערוך את הסטטוס, התאריך והנהג, להדפיס מדבקות לכל המשלוחים או להעביר את המשלוחים לסל המחזור.

שימו לב: אם הופיעה שגיאה בזמן היבוא, אל תעלו את הקובץ שוב מיד. ייתכן שהמשלוחים כבר נוצרו ברקע, והעלאה נוספת תיצור כפילויות. בדקו קודם ב”היסטורית יבוא”.

לקוחות עסקיים

אם הלקוחות העסקיים שלכם מייבאים משלוחים בפורטל שלהם, גם הם יכולים להשתמש בשתי הדרכים. בשתיהן הם בוחרים מיקום מוצא אחד מתוך המיקומים השמורים שלהם, המקום שממנו יוצאים המשלוחים (ביבוא הגמיש בשדה מיקום מקור, וביבוא עם התבנית בשדה איסוף). המיקום חל על כל המשלוחים בקובץ, ואי אפשר לקבוע בקובץ מוצא שונה לכל משלוח.